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INTRODUZIONE Microsoft Access è un programma semplice e potente utilizzabile in primo luogo per archiviare e gestire dati; la sua flessibilità è comunque notevole, e i campi di utilizzo molteplici: dalla semplice creazione di una rubrica elettronica per la gestione e l'archiviazione di indirizzi e numeri telefonici, alla gestione delle vendite, del parco clienti o fornitori, dall'aggiornamento e gestione di un magazzino alla gestione della contabilità o all'analisi di dati statistici, dalla creazione di un qualsiasi tipo di archivio con la possibilità di inserirvi anche immagini, foto o suoni alla realizzazione e all'aggiornamento di schede informative utilizzabili, ad esempio, per un progetto di ricerca, e così via. 
Caratteristiche generali di Microsoft Access Microsoft Access fa parte di una categoria di programmi denominata " programmi di database "; si tratta più precisamente di un sistema di gestione di database relazionale. Un database è un insieme di informazioni, o dati, il cui esempio più semplice è costituito da un normale schedario o da un raccoglitore. Un "sistema di gestione di database" è uno strumento concepito per agevolare la gestione delle informazioni contenute in un database. Ad esempio, Microsoft Access consente l'inserimento di nuove informazioni non appena queste sono disponibili, il loro aggiornamento, l'ordinamento rapido dei dati per ordine alfabetico o per categorie, il calcolo dei totali, medie e altri valori, la ricerca di una particolare informazione e la stampa dei dati con la possibilità di scegliere tra un'ampia varietà di formati. Un sistema di gestione di database " relazionale" è specificatamente concepito per la gestione di informazioni organizzate sotto forma di una o più tabelle. La necessità di avere informazioni organizzata in forma tabulare potrebbe apparire una notevole restrizione, soprattutto se le informazioni da gestire non sono già originariamente in questo formato; al contrario, quasi ogni tipo di informazione può essere adattata in modo tale da essere organizzata sotto forma tabulare. L'archiviazione delle informazioni costituisce soltanto una piccola parte delle operazioni che si possono effettuare con Access oltre alla possibilità di visualizzare le informazioni sullo schermo, Access consente di stamparle con diversi formati o di ricercare un particolare dato: Ma l'aspetto forse più rilevante è la velocità e la semplicità con cui queste operazioni possono essere svolte.
Caratteristiche di una tabella Una tabella è un insieme di informazioni organizzate sotto forma di righe, che nella terminologia dei database costituiscono i record, e colonne denominate campi. La figura 1 presenta una tabella di esempio contenente nomi e indirizzi per illustrare la definizione di campo e di record. I nomi dei campi nella parte superiore della tabella forniscono una breve descrizione del tipo di informazione contenuta nel campo stesso. Occorre quindi tenere presente che, nel caso in cui i dati non siano già in forma tabulare è necessario organizzarli in questa forma per poterli immettere in Access. 
Esempio: si supponga di voler trasferire in una tabella di Access tutte le informazioni contenute in uno schedario; osservando una singola scheda, come quella illustrata in fig.2, potrebbe risultare difficile organizzare in tabella i dati in essa contenuti. | Cognome | Nome | Indirizzo | Città | | Bianchi | Giorgio | Via dei Mulini 3 | Roma | | Bianchi | Rosanna | Via dei Mulini 3 | Roma | | Bortolazzi | Gilda | C.so dei Mille 35 | Firenze | | Conti | Daniela | Via Tasso 13 | Pesaro | | Conti | Emilio | P.za Indipendenza 2 | Milano |
Bianchi Giorgio Via dei Mulini, 3 00100 Roma tel. 06/34526718 Tuttavia l'operazione risulta più semplice se non si considerano tanto le informazioni specifiche contenute nella scheda, quanto i diversi tipi di informazione: un nome, un indirizzo, una città, una provincia, un codice di avviamento postale, e un numero telefonico. I diversi tipi di informazioni di ciascuna scheda definiscono i campi di una tabella, così che dopo averli inseriti nella tabella risulta semplice trasferire ciascuna informazione dallo schedario alla tabella sotto forma di record separati.
Le query Una query corrisponde all'interrogazione di una data base che consente di ricercare e di isolare specifici record contenuti in una o più tabelle. L'utilizzo delle query è molto ampio: ricerca e stampa di record specifici, realizzazione di calcoli soltanto di determinati record, ordinamento dei dati e così via. 
Le schede Normalmente il termine scheda si riferisce a un foglio di carta con caselle e settori da compilare manualmente; nel caso di una database se computerizzato le schede rappresentano più o meno la stessa cosa, eccetto che vengono visualizzate sullo schermo. Le schede possono essere utilizzate per immettere o modificare direttamente dei dati, oppure per stampare o personalizzare dei moduli simili a quelli prestampati. Ad esempio la fig. 4 illustra una scheda per l'immissione e la modifica dei dati contenuti nella tabella riportata in fig. 3 
I report Con il termine report si definisce la stampa o la visualizzazione sullo schermo dei dati. Non esistono limiti nel modo in cui organizzare le informazioni in un report: è possibile stampare semplici elenchi, lettere, etichette, resoconti e così via. 
Le macro Una macro corrisponde a un'automatizzazione di alcune operazioni. Si supponga ad esempio che alla fine di ogni mese sia necessario un certo numero di operazione per stampare delle fatture e delle buste; la realizzazione di una macro consente di ridurre tutto all'esecuzione di una sola operazione. E' inoltre possibile sviluppare un insieme di macro per automatizzare la maggior parte delle operazioni eseguite con un database, il tutto senza dover eseguire alcun tipo di programmazione.
Caratteristiche peculiare di un programma di database Alcune delle proprietà descritte in precedenza non sono esclusive di un programma di database, ma si possono ritrovare anche altri tipi di programmi, come elaboratori di testi o fogli elettronici. Tuttavia, un sistema di gestione di database relazionale possiede un paio di caratteristiche che lo rendono unico rispetto a un elaboratore di testi o a un foglio elettronico: la prima consiste nella possibilità di creare applicazioni personalizzate, come viene illustrato nel paragrafo seguente; la seconda è rappresentata dalla capacità di gestire tabelle separate anche se in relazione fra loro. Nel caso di un'attività commerciale è importante riuscire a gestire informazioni di diverso tipo, come l'elenco degli articoli trattati e la loro disponibilità, quello dei clienti e della loro situazione economica, quello degli ordini con l'indicazione di quelli ancora da evadere e così via. La gestione più conveniente richiederebbe di poter combinare queste diverse informazioni in una sola tabella, tuttavia la suddivisione di informazioni omogenee in tabelle distinte rende più agevole l'immissione dei dati e il loro controllo. Si potrebbe ad esempio creare una tabella indipendente per memorizzarvi i dati relativi agli articoli venduti, un'altra potrebbe contenere le informazioni relative ai clienti, mentre una terza tabella potrebbe riportare le indicazioni dettagliate degli ordini. La suddivisione delle informazioni in tabelle rende più semplice la gestione indipendente dei dati. E' ad esempio possibile operare soltanto con le informazioni relative ai clienti senza dover esaminare anche quelle degli articoli o degli ordini. Nonostante ciò, poichè Access è un sistema di gestione di database relazionale, è semplice, quando occorre, combinare le informazioni provenienti da tabelle separate fornendo quindi un'estrema flessibilità di utilizzo delle informazioni. Anche se negli esempi precedenti le informazioni relative ai clienti, agli ordini e agli articoli sono state suddivise in tabelle separate, è sempre possibile gestirle in modo unitario, come ad esempio per la stampa di una fattura, per la quale devono essere combinati i dati contenuti nelle tabelle dei clienti, degli articoli e delle note d'ordine.
Creazione di applicazioni Un secondo grosso vantaggio offerto da un database rispetto ad altri programmi è la possibilità di creare applicazioni. Un'applicazione consente di automatizzare quasi tutte le operazioni coinvolte nella gestione di un database, riducendo una complessa serie di istruzioni e comandi a semplici operazioni effettuate con il mouse. Uno dei maggiori vantaggi della applicazioni personalizzate è costituito dal fatto che semplificano l'utilizzo di un database da parte di altri utenti, che possono anche non sapere nulla riguardo alle tabelle, alle schede e ai report. Access fornisce due strumenti diversi per la creazione di applicazioni:  | le macro, descritte brevemente in precedenza, consentono a chi non è pratico di programmazione di creare potenti e sofisticate applicazioni, non richiedendo alcuno tipo di programmazione. | | Access Basic, un potente linguaggio di programmazione, destinato ai programmatori e agli utenti più esperti che desiderano un controllo totale delle proprie applicazioni. |
[b]Utilizzo rapido di Access In questo paragrafo vengono illustrate le principali caratteristiche di Access così da rendere possibile un suo impiego immediato: attraverso degli esempi viene spiegato come creare un database e come aggiungervi oggetti, tabelle query schede e report.
[/b] Avvio di Access Dopo aver installato il programma, se non si è mai utilizzato Windows è necessario apprendere le sue caratteristiche principali. Per avviare Access è necessario: fare doppio clic sull'icona del gruppo <<Microsoft Access >> inclusa nel << Program Manager >>; fare doppio clic sull'icona dell'applicazione Microsoft Access per avviare il programma. Viene così visualizzato un desktop vuoto; esso comprende la barra dei menu, quella degli strumenti, quella di stato, quella del titolo, la casella dei menu Controllo e i pulsanti per il dimensionamento della finestra.
Uscita da Microsoft Access Se si desidera interrompere in qualsiasi momento l'esecuzione di Access, occorre assicurarsi di uscire dal programma prima di spegnere il computer, per evitare di perdere il lavoro che si stava effettuando. Per uscire da Access è necessario selezionare il comando Esci dal menu File. In tal modo è possibile salvare un lavoro che non è stato ancora salvato; se non viene visualizzata nessuna richiesta di salvataggio significa che il lavoro è già stato salvato.
Creazione di un database Si selezioni << Nuovo database ..>> dal menu File Si digiti il nome del database, ad esempio Rubrica nella casella di testo <<Nome file >> , confermando con OK, oppure premendo < INVIO >. Viene visualizzata la finestra di dialogo Database
Creazione di una tabella Si faccia clic sul pulsante oggetto Tabella della finestra Database Si faccia clic sul pulsante Nuovo posto nella parte superiore della finestra Database; viene così aperta la finestra Tabella, nella visualizzazione della struttura, nella quale è possibile inserire i nomi, i tipi di dati e descrizioni aggiuntive dei campi che si desidera memorizzare nella tabella.
Definizione dei campi Si digiti Cognome, quindi si prema <TAB> per passare alla colonna << Tipo dati >>. Appare un pulsante che apre un menu a tendina. Si faccia clic sul pulsante del menu a tendina per visualizzare i diversi tipi di dati disponibili Per il primo campo si selezioni Testo Si prema <TAB> per passare alla colonna Descrizione Si digiti il commento desiderato, del tipo Digitare il cognome della persona,; la descrizione viene visualizzata nella parte superiore dello schermo quando successivamente viene utilizzata la tabella. Si prema <TAB> per spostarsi alla riga successiva e si ripetano le operazioni sopra illustrate fino a riempire il resto della tabella
Salvataggio della struttura della tabella. Si selezioni Chiudi dal menu File, viene visualizzata una finestra di dialogo in cui si richiede se si desidera salvare le modifiche effettuate. Si selezioni Sì Nella finestra di dialogo <<Salva con nome>> si digiti un nuovo nome per la tabella, ad esempio Telefono, e si prema quindi <INVIO>; in tal modo viene visualizzata una finestra di dialogo. Nel cap. 1 viene analizzato il ruolo svolto dalla chiave primaria; in questo caso è sufficiente selezionare Sì perchè Access crei direttamente una chiave primaria. Il nome della nuova tabella viene visualizzato nella finestra di database.
Immissione e modifica di dati Si apra la tabella Telefono selezionandola e facendo quindi clic sul pulsante Apri; la tabella viene così visualizzata nella visualizzazione <<Foglio dati>>, con i campi elencati nella parte superiore e un record vuoto sotto di loro. Nella tabella è anche presente un nuovo campo denominato ID che riporta il termine (Contatore); questa è la chiave primaria creata automaticamente da Access. Man mano che si aggiungono nuovi record alla tabella, (Contatore) viene incrementato da una unità per ogni record aggiunto. Si prema <TAB>, <INVIO> o < ® > per spostare la selezione sul campo Cognome e si digiti un cognome, ad esempio Bianchi. Si prema <TAB> o < ® > e si digiti un nome di persona ad esempio Ettore. Si ripetano le diverse operazioni immettendo in ciascun campo le informazioni desiderate. Dopo aver riempito un record il puntatore si sposta sul record successivo, contenente soltanto l'indicatore (Contatore) ed è così possibile immettere tutti i record desiderati. Non è necessario preoccuparsi di salvare un record dopo averlo immesso, poichè Access salva ogni record non appena viene digitato.
Modifica dei dati Per spostarsi su un dato da modificare, si faccia clic direttamente su di esso. Per spostarsi tra i campi e i diversi record è anche possibile utilizzare la barra di scorrimento e i pulsanti posti nella parte inferiore della finestra Tabella. Con la tastiera si utilizzino i tasti cursore oppure <TAB>; in tal modo viene selezionato l'intero contenuto del campo su cui si muove e qualsiasi testo venga digitato, sostituisce immediatamente quello, precedente. Se si desidera modificare, invece di sostituire, il contenuto di un campo, è necessario premere <F2> e utilizzare i tasti <¬ > e < ® > per spostare il punto di inserimento all'interno del campo stesso. Per cancellare un testo, si utilizzino i tasti < BACKSPACE > e <CANC> Premendo < INS > si passa alla modalità Sovrascrittura, segnalata dall'indicatore SOV visualizzato nell'angolo inferiore destro dello schermo. Per annullare le modifiche a un campo o au un record, si prema < ESC >; si tenga presente che non è possibile modificare il contenuto del campo ID.
Stampa dei dati Per stampare una copia dell'intera tabella innanzitutto si selezioni Stampa .. dal menu File Nella finestra di dialogo Stampa visualizzata, si selezioni OK
Chiusura di una tabella Si selezioni Chiudi dal menu File o si faccia doppio clic sulla casella del menu Controllo posta alla sinistra della barra del titolo. In tal modo le modifiche effettuate vengono salvate e si ritorna alla finestra Database, i cui viene visualizzato soltanto il nome della tabella che è stata appena chiusa; essa può essere riaperta in qualsiasi momento facendo doppio clic sul suo nome.
Ordinamento e query Una query è un oggetto di database che consente la visualizzazione di campi o record specifici, oppure il loro ordinamento.
Creazione di una query Si faccia clic sul pulsante Query nella finestra di database Si faccia clic sul pulsante Nuovo nella parte superiore della finestra database Nella finestra di dialogo << Aggiungi tabella>> si faccia clic sul pulsante Aggiungi per selezionare la tabella telefono. Si faccia clic sul pulsante Chiudi per uscire dalla finestra di dialogo << Aggiungi tabella >>; viene così visualizzata una finestra di dialogo Query di selezione
Selezione dei campi da visualizzare Si faccia clic sul pulsante del menu a tendina posto a fianco di Campo e quindi sulla voce Cognome nell'elenco che viene visualizzato; in tal modo il nome del campo selezionato viene riportato nella prima casella della griglia Si prema <TAB> per spostarsi alla colonna successiva. Nella seconda colonna si faccia ancora clic sul pulsante del menu a tendina e questa volta si selezioni il campo Città. Si prema ancora <TAB> per spostarsi alla colonna successiva Si faccia ancora clic sul pulsante del menu a tendina e si selezioni il campo Telefono, spostandosi con la barra di scorrimento.
Selezione del tipo di ordinamento Per ordinare i record secondo il cognome, si faccia clic sulla casella di destra di Ordinamento, sotto Cognome. Si faccia clic sul pulsante del menu a tendina che viene visualizzato e si selezioni Crescente. Selezioni dei record da visualizzare Se si desidera visualizzare soltanto i record corrispondenti a una certa città, si faccia clic sulla cella all'intersezione della riga Criteri e della colonna Città Si digiti il nome della città che si desidera ricercare, ad esempio Bologna.
Esecuzione della query Per eseguire la query si selezioni <<Foglio dati>> dal menu Visualizza., oppure si faccia clic sullo strumento <<Foglio dati>> In tal modo viene visualizzato il gruppo di record desiderati, denominato dynaset, dai termini inglesi dynamic subset ( sottoinsieme dinamico), il dynaset appare vuoto se non viene trovato nessun record che corrisponda ai criteri di ricerca impostati nella finestra di query.
Stampa dei risultati della query Per effettuare una stampa del dynaset corrente si selezioni Stampa... dal menu File e quindi il pulsante OK nella finestra di dialogo corrispondente.
Creazione di una scheda Nella finestra di database si faccia clic sul pulsante Scheda Si faccia clic sul pulsante Nuovo per visualizzare la finestra di dialogo illu Si faccia clic sul pulsante del menu a tendina accanto alla casella di testo <<Tabella/query>> e si selezioni quindi telefono Si faccia clic sul pulsante << Autocomposizione scheda>>, con il quale viene visualizzata la prima schermata di autocomposizione. Si selezioni la voce <<Colonna singola>> facendovi clic sopra e premendo quindi il pulsante OK A questo punto occorre specificare i campi da includere nella scheda. Per questo esempio, è possibile fare clic sul pulsante >> con il quale vengono selezionati tutti i campi. Si faccia clic sul pulsante Successivo; viene così visualizzata la seconda schermata dell'autocomposizione, che consente di specificare il tipo di aspetto che si desidera dare alla scheda. Per questo esempio si selezioni Incassato, quindi si faccia clic sul pulsante Successivo. Nella finestra di dialogo seguente si faccia clic sul pulsante Apri per accettare il titolo della scheda suggerito. A questo punto Access crea la scheda e la visualizza sullo schermo
Stampa di una scheda Si faccia clic sull'ampio pulsante << Selettore record>> posto sulla sinistra dei nomi dei campi, oppure si selezioni << Seleziona record>> dal menu Modifica Si selezioni Stampa... dal menu File e nella corrispondente finestra di dialogo si attivi l'opzione Selezione, confermando quindi con OK
Salvataggio di una scheda Si selezioni Chiudi dal menu File Quando viene richiesto se si desidera salvare le modifiche apportate alla scheda si selezioni Sì. Nella finestra di dialogo <<Salva con nome>> si digiti un nome per la scheda, quindi si selezioni OK.
Creazione di un report Nella finestra di database riferita al database Rubrica si faccia clic sul pulsante oggetto Report Si faccia clic sul pulsante Nuovo Nella finestra di dialogo Nuovo report si faccia clic sul pulsante del menu a tendina visualizzato alla destra della casella di testo e si selezioni il nome della query o della tabella desiderata, ad esempio la tabella Telefono. Si faccia clic sul pulsante << Autocomposizione report>>. Nella prima finestra di dialogo di Autocomposizione si selezioni << Colonna singola>> e si faccia clic su OK Successivamente si faccia clic sul pulsante >> per aggiungere tutti i campi disponibili, selezionando quindi Successivo. La finestra di dialogo successiva richiede quale campo si desidera utilizzare per l'ordinamento; si faccia due volte clic ( non doppio clic ) sul pulsante >> per selezionare i campi Cognome e Città. Si selezioni il pulsante Successivo. La finestra di dialogo successiva consente di specificare il tipo di aspetto da dare al report; si selezioni ad esempio Rapporto e quindi il pulsante Successivo. nella finestra di dialogo successiva, si faccia clic sul pulsante Anteprima per visualizzare un'anteprima di stampa del report.
Salvataggio del formato del report Si selezioni Chiudi dal menu File Quando si richiede se si desidera salvare il formato del report si selezioni Sì Si digiti un nome e si selezioni OK
Stampa di un report Si faccia sul pulsante oggetto Report nella finestra di database. Si faccia doppio clic sul nome del report da stampare. Si faccia clic sul pulsante Stampa.... e si selezioni OK nella finestra di dialogo Stampa visualizzata. Per chiudere la finestra di anteprima di stampa del report si selezioni Chiudi dal menu File, oppure si faccia doppio clic sulla casella del menu Controllo.
Importare o collegare dati Importante Prima di importare o collegare dei dati, è necessario creare o aprire un database di Microsoft Access per contenere le tabelle importate o collegate. È possibile importare o collegare dei dati di tabella sia da altri database di Microsoft Access versione 1.x, 2.0, 7.0/95, e 8.0/97, sia da altri programmi e formati di file, come Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox. È inoltre possibile importare o collegare, in sola lettura, tabelle ed elenchi HTML che possono risiedere su un computer locale, un server di rete o un server Internet. Con l'importazione di dati viene creata una copia delle relative informazioni in una nuova tabella del database di Microsoft Access. La tabella o il file di origine non viene alterato in questo processo. Il collegamento consente la lettura e, nella maggioranza dei casi, l'aggiornamento dei dati nell'origine dati esterni, senza necessità di importarli. Il formato dell'origine dati esterni non viene modificato ed è quindi possibile continuare ad utilizzare il file con il programma in cui è stato creato in origine; è tuttavia possibile aggiungere, eliminare o modificare i dati utilizzando anche Microsoft Access. Vengono utilizzate varie icone per rappresentare delle tabelle collegate e delle tabelle memorizzate nel database corrente. Se si cancella l'icona di una tabella collegata, si elimina il collegamento con la tabella ma non la stessa tabella esterna. Durante l'importazione di dati non è possibile accodarli alle tabelle esistenti, tranne quando si importano fogli di calcolo o file di testo. Una volta importata una tabella, si può, tuttavia, eseguire una query di accodamento per aggiungere i dati di quella tabella ad un'altra. È inoltre possibile importare oggetti di database diversi dalle tabelle da un altro database di Microsoft Access, ad esempio maschere o report. Se si desidera importare dei dati senza interruzione, è possibile automatizzare il processo utilizzando una macro oppure il codice di Visual Basic, Applications Edition.
Importare o collegare una tabella Vengono fornite due possibilità di scelta per l'utilizzo di dati di un'origine esterna: | Importare i dati in una nuova tabella del database corrente. | | Non modificare la posizione corrente dei dati ed utilizzarli nel formato corrente senza importarli. Questa operazione si chiama collegamento. |
Esempi di origini dati esterni comprendono sia tabelle di altri database di Microsoft Access posizionati su una rete, tabelle ed elenchi HTML e HTX posizionati su un server locale, Intranet o Internet, sia dati di altri programmi, come ad esempio Microsoft Excel, Microsoft Exchange, Microsoft FoxPro, Paradox e Microsoft SQL Server. Se si è certi di utilizzare i dati soltanto in Microsoft Access, è necessario importarli. L'utilizzo delle tabelle create con questo programma è in genere più rapido e, se necessario, è possibile modificare le tabelle importate come qualsiasi altra tabella creata con Microsoft Access. Se i dati che si desidera utilizzare vengono aggiornati anche da un altro programma, è necessario collegarli. In questo modo i metodi correnti di aggiornamento, gestione e condivisione dei dati possono rimanere invariati ed è possibile inoltre utilizzare Microsoft Access per utilizzare tali dati. È possibile, ad esempio, creare delle query, delle maschere e dei report in cui vengono utilizzati dei dati esterni, combinare i dati esterni con i dati contenuti nelle tabelle di Microsoft Access, e visualizzare e modificare i dati esterni mentre altri utenti li stanno utilizzando nel programma di origine. È possibile, inoltre, collegare delle tabelle di altri database di Microsoft Access. È possibile, ad esempio, che si desideri utilizzare una tabella di un altro database del programma condiviso su una rete. Ciò è particolarmente utile se si desidera memorizzare tutte le tabelle in un singolo database su un server di rete e mantenere invece le maschere, i report ed altri oggetti in un database separato, di cui gli utenti del database condiviso effettuano una copia. Un database esistente può essere facilmente diviso in due database utilizzando il sottocomando Divisione database del comando Aggiunte dal menu Strumenti. Per ulteriori informazioni, fare clic su . Importare o collegare dati da altri programmi o formati di file È possibile importare o collegare dei dati di una vasta gamma di formati di file da altri programmi. Per un riepilogo dei dati che si possono importare o collegare, fare clic su . Se i dati a disposizione si presentano in uno qualsiasi di questi programmi o formati, è possibile sia importarli sia collegare tali file. Se il programma di cui si dispone non memorizza i dati in uno di questi formati, ma ne consente l'esportazione, la conversione o il salvataggio in uno di questi formati, è comunque possibile importarli. | Importare o collegare una tabella di Microsoft FoxPro o di dBASE | | Importare o collegare una tabella di Paradox | | Importare o collegare una tabella SQL o altre origini dati ODBC | | Importare o collegare un foglio di calcolo | | Importare o collegare un file di testo delimitato o a larghezza fissa | | Importare un database di Microsoft Works |
Automatizzare l'importazione dei dati utilizzando una macro o il codice di Visual Basic A seconda del tipo di dati utilizzati, è possibile automatizzare l'importazione, l'esportazione ed il collegamento di dati eseguendo l'azione TrasferisciDatabase, TrasferisciFoglioCalcolo oppure TrasferisciTesto in una macro o in una routine di Visual Basic. 1 Creare una macro. Procedura 2 Effettuare una delle operazioni seguenti: · Per importare, esportare o collegare dati tra il database corrente di Microsoft Access ed un altro database, selezionare TrasferisciDatabase nell' elenco di azioni di una riga di comando vuota. · Per importare, esportare o collegare dati tra il database corrente di Microsoft Access ed un file di foglio di calcolo, selezionare TrasferisciFoglioCalcolo nell'elenco di azioni di una riga di comando vuota. · Per importare, esportare o collegare dati tra il database corrente di Microsoft Access ed un file di testo, selezionare TrasferisciTesto nell'elenco di azioni di una riga di comando vuota. 3 Impostare gli argomenti dell'azione. 4 Scegliere Salva per salvare la macro. 5 Eseguire la macro. 1 Creare una routine di Visual Basic. Procedura 2 Effettuare una delle operazioni seguenti: · Per importare, esportare o collegare dati tra il database corrente di Microsoft Access ed un altro database, utilizzare il metodo TransferDatabase per eseguire l'azione TrasferisciDatabase nella routine. Procedura · Per importare, esportare o collegare dati tra il database corrente di Microsoft Access ed un file di foglio di calcolo, utilizzare il metodo TransferSpreadsheet per eseguire l'azione TrasferisciFoglioCalcolo nella routine. · Per importare, esportare o collegare dati tra il database corrente di Microsoft Access ed un file di testo, utilizzare il metodo TransferText per eseguire l'azione TrasferisciTesto nella routine. 3 Eseguire la routine.
Calcolare i totali, eseguire altri calcoli o manipolare i valori dei campi Eseguire calcoli in una query È possibile eseguire calcoli in una query utilizzando: | Calcoli predefiniti, denominati formule, che consentono di effettuare le operazioni seguenti per gruppi di record o per tutti i record combinati nella query: somma, media, conteggio, minimo, massimo, deviazione standard o varianza. | | Un calcolo personalizzato che consente di eseguire calcoli numerici, di date e di testo su ciascun record utilizzando i dati di uno o più campi. Per questo tipo di calcoli è necessario creare un nuovo campo calcolato direttamente nella griglia di struttura. |
Invece di visualizzare i risultati di un calcolo, è possibile utilizzarli: Come criteri per determinare i record selezionati dalla query o i record sui quali eseguire un'azione.Per aggiornare i dati di una query di aggiornamento.
Panoramica sull'esecuzione di calcoli in una query È possibile eseguire diversi tipi di calcolo in una query, ad esempio calcolare la somma o la media dei valori contenuti in un campo, moltiplicare i valori contenuti in due campi oppure calcolare la data che ricorre tre mesi dopo la data corrente. Quando in un campo vengono visualizzati i risultati di un calcolo, questi non vengono memorizzati nella tabella sottostante. Al contrario, il calcolo viene rieseguito ogni volta che viene eseguita la query, pertanto i risultati sono sempre basati sui dati più recenti contenuti nel database. Non è quindi possibile aggiornare manualmente i risultati di calcoli. Per visualizzare i risultati di un calcolo in un campo, è possibile utilizzare un calcolo predefinito fornito dal programma oppure dei calcoli personalizzati. Utilizzare i calcoli predefiniti, denominati formule, se si desidera effettuare le operazioni seguenti per gruppi di record o per tutti i record combinati: somma, media, conteggio, minimo, massimo, deviazione standard o varianza. Scegliere un calcolo di formule per ciascun campo che si desidera calcolare. 
È possibile calcolare alcuni tipi di formule utilizzando l'Autocomposizione Q uery semplice. In alternativa, è possibile calcolare tutti i tipi di formule utilizzando la riga Formula nella griglia di struttura della query, in cui viene selezionata la funzione di aggregazione per il calcolo che si desidera eseguire su un campo. Nella griglia di struttura della query è anche possibile specificare dei criteri per limitare il numero di gruppi per i quali vengono calcolate delle formule, il numero di record inclusi nel calcolo oppure il numero di risultati visualizzati dopo l'esecuzione del calcolo. Un calcolo personalizzato consente di eseguire calcoli numerici, di date e di testo su ciascun record utilizzando i dati di uno o più campi. Con un calcolo personalizzato, ad esempio, è possibile moltiplicare i valori di un campo per un dato numero, trovare la differenza tra due date memorizzate in campi separati, combinare più valori in un campo Testo oppure creare delle sottoquery. Utilizzando le opzioni contenute nella riga Formula della griglia di struttura, è possibile eseguire il calcolo su gruppi di record e calcolare una somma, una media, un conteggio o altri tipi di formule sul campo calcolato. Nel caso di calcoli personalizzati, è necessario creare un nuovo campo calcolato direttamente nella griglia di struttura, immettendo un'espressione in una cella Campo vuota nella griglia di struttura della query. 
L'espressione può essere costituita da più calcoli, ad esempio Somma([Scorte]+[QuantitàOrdinata]). È inoltre possibile specificare dei criteri per un campo calcolato che influiscono sui risultati del calcolo. 
Non è tuttavia necessario visualizzare i risultati di un calcolo in un campo. È invece possibile utilizzarli come criteri per determinare i record selezionati dalla query o i record sui quali eseguire un'azione. È possibile, ad esempio, specificare l'espressione riportata di seguito nella riga Criteri per indicare alla query di restituire soltanto i record che contengono nel campo Data richiesta valori compresi nei tre mesi a partire dalla data corrente. È anche possibile utilizzare un calcolo per aggiornare i dati di una query di aggiornamento. È possibile, ad esempio, immettere l'espressione riportata di seguito nella cella Aggiorna a per aumentare del 5 per cento tutti i valori contenuti nel campo Prezzo unitario. 
Informazioni sulle relazioni di un database Dopo aver impostato diverse tabelle per ogni oggetto del database, è necessario indicare il modo per ricollegare le informazioni. Definire innanzi tutto le relazioni tra le tabelle. È quindi possibile creare query, maschere e report in cui visualizzare le informazioni di diverse tabelle contemporaneamente. In questa maschera sono incluse, ad esempio, le informazioni di cinque tabelle: 
Funzionamento delle relazioni Nell'esempio precedente i campi delle cinque tabelle devono essere coordinati in modo da visualizzare le informazioni nello stesso ordine. Tale coordinamento viene effettuato con le relazioni tra le tabelle. Una relazione funziona facendo corrispondere i dati nei campi chiave, in genere un campo con lo stesso nome per entrambe le tabelle. Nella maggior parte dei casi questa sarà la chiave primaria di una tabella che fornisce un identificatore univoco per ogni record, che corrisponde ad una voce nella chiave esterna dell'altra tabella. Gli impiegati possono essere associati, ad esempio, agli ordini di cui sono responsabili creando una relazione tra la tabella Impiegati e la tabella Ordini utilizzando i campi ID impiegato.  
Relazione uno-a-molti Una relazione uno-a-molti è il tipo più comune di relazione. In una relazione uno-a-molti un record della tabella A può avere molti record corrispondenti nella tabella B, ma un record della tabella B non ha più di un record corrispondente nella tabella A. 
Relazione molti-a-molti In una relazione molti-a-molti un record della tabella A può avere molti record corrispondenti nella tabella B e viceversa. Questo tipo di relazione è possibile solo definendo una terza tabella, chiamata tabella di congiunzione, la cui chiave primaria consiste almeno di due campi, vale a dire le chiavi esterne di entrambe le tabelle A e B. Una relazione molti-a-molti è in realtà composta da due relazioni uno-a-molti con una terza tabella. La tabella Ordini e la tabella Prodotti, ad esempio, hanno una relazione molti-a-molti definita creando due relazioni uno-a-molti per la tabella Dettagli ordini. 
Relazione uno-a-uno In una relazione uno-a-uno ogni record della tabella A può avere solo un record corrispondente nella tabella B e viceversa. Questo tipo di relazione non è comune, in quanto la maggior parte delle informazioni correlate in questo modo vengono incluse in una tabella. È possibile utilizzare una relazione uno-a-uno per dividere una tabella con molti campi, per isolare parte di una tabella per ragioni di protezione o per memorizzare le informazioni valide solo per un subset della tabella principale. È possibile, ad esempio, che si desideri creare una tabella per tenere traccia degli impiegati che prendono parte ad una partita di calcio di beneficenza. 
Definizione delle relazioni Per definire una relazione, aggiungere le tabelle che si desidera correlare alla finestra Relazioni, quindi trascinare il campo chiave da una tabella e rilasciarlo nel campo chiave dell'altra tabella. 
Il tipo di relazione creata dipende dal modo in cui vengono definiti i campi correlati. Una relazione uno-a-molti viene creata se solo uno dei campi correlati rappresenta una chiave primaria o ha un indice univoco. Una relazione uno-a-uno viene creata se entrambi i campi correlati rappresentano chiavi primarie o hanno indici univoci. Una relazione molti-a-molti è in realtà composta da due relazioni uno-a-molti con una terza tabella la cui chiave primaria consiste di due campi, vale a dire le chiavi esterne delle altre due tabelle.
Nota Se si trascina un campo che non rappresenta una chiave primaria e che non ha un indice univoco in un altro campo che anch'esso non rappresenta una chiave primaria e che non ha un indice univoco, verrà creata una relazione indeterminata. Nelle query contenenti tabelle con una relazione indeterminata, verrà visualizzata una linea di congiunzione predefinita tra le tabelle, ma non verrà applicata l'integrità referenziale e i record non saranno necessariamente univoci in entrambe le tabelle.
Integrità referenziale L'integrità referenziale è un sistema di regole utilizzate per assicurare che le relazioni tra i record delle tabelle correlate siano valide e che non vengano eliminati o modificati per errore i dati correlati. È possibile impostare l'integrità referenziale quando vengono soddisfatte tutte le seguenti condizioni: Il campo corrispondente della tabella primaria è una chiave primaria o dispone di un indice univoco. I campi correlati contengono lo stesso tipo di dati con due eccezioni: un campo Contatore può essere correlato ad un campo Numerico la cui proprietà Dimensione campo sia impostata ad Intero lungo ed un campo Contatore la cui proprietà Dimensione campo sia impostata a ID replica può essere correlato ad un campo Numerico la cui proprietà Dimensione campo sia anch'essa impostata a ID replica. Entrambe le tabelle appartengono allo stesso database di Microsoft Access. Se si tratta di tabelle collegate, per impostare l'integrità referenziale è necessario che le tabelle siano state create in Microsoft Access e che il database in cui sono memorizzate sia aperto. Non è possibile applicare l'integrità referenziale a tabelle correlate di database in altri formati.
Quando viene applicata l'integrità referenziale, è necessario osservare le seguenti regole: Non è possibile immettere un valore nel campo chiave esterna della tabella correlata che non esiste nella chiave primaria della tabella primaria. È possibile, comunque, immettere un valore Null nella chiave esterna, specificando che i record non sono correlati. Un ordine, ad esempio, non può essere assegnato ad un cliente che non esiste, ma può essere assegnato ad un cliente indefinito immettendo un valore Null nel campo ID cliente. Non è possibile eliminare un record da una tabella primaria, se esistono record corrispondenti in una tabella correlata. Non è possibile, ad esempio, eliminare un record relativo ad un impiegato della tabella Impiegati se ci sono ordini assegnati a quell'impiegato nella tabella Ordini. Non è possibile modificare un valore chiave primaria nella tabella primaria, se quel record dispone di record correlati. Non è possibile, ad esempio, modificare un ID di un impiegato nella tabella Impiegati se ci sono ordini assegnati a quell'impiegato nella tabella Ordini.
Se si desidera che queste regole vengano applicate ad una relazione, selezionare la casella di controllo Applica integrità referenziale quando si crea la relazione. Se l'integrità referenziale viene applicata e non viene rispettata una delle regole per le tabelle correlate, verrà visualizzato un messaggio e non verrà consentita la modifica. È possibile ignorare le restrizioni sull'eliminazione o sulla modifica dei record correlati, pur mantenendo l'integrità referenziale, selezionando le caselle di controllo Aggiorna campi correlati a catena ed Elimina record correlati a catena. Quando è selezionata la casella di controllo Aggiorna campi correlati a catena, modificando un valore chiave primaria nella tabella primaria, verrà automaticamente aggiornato il valore corrispondente in tutti i record correlati. Quando è selezionata la casella di controllo Elimina record correlati a catena, eliminando un record nella tabella primaria, verranno eliminati tutti i record correlati nella tabella correlata.
Utilizzo delle opzioni di aggiornamento o di eliminazione a catena Per le relazioni alle quali è applicata l'integrità referenziale, è possibile specificare se si desidera utilizzare automaticamente le opzioni di aggiornamento a catena e di eliminazione a catena per i record correlati. Se si impostano queste opzioni, le operazioni di eliminazione e di aggiornamento, che di solito sarebbero impedite dalle regole sull'integrità referenziale, vengono consentite. Quando si eliminano record o si modificano i valori di chiave primaria in una tabella primaria, le modifiche alle tabelle collegate si rendono necessarie per conservare l'integrità referenziale. Se si seleziona la casella di controllo Aggiorna campi correlati a catena quando si definisce una relazione, ogni volta che si modifica la chiave primaria di un record nella tabella primaria, la chiave primaria verrà automaticamente aggiornata al nuovo valore in tutti i record correlati. Se, ad esempio, si modifica un ID di un cliente nella tabella Clienti, il campo ID cliente nella tabella Ordini verrà automaticamente aggiornato per tutti gli ordini di quel cliente in modo da non interrompere la relazione. Gli aggiornamenti verranno eseguiti in successione senza visualizzare alcun messaggio. Nota Se la chiave primaria della tabella primaria è un campo Contatore, la selezione della casella di controllo Aggiorna campi correlati a catena non avrà alcun effetto poiché non è possibile modificare il valore di un campo Contatore. Se si seleziona la casella di controllo Elimina record correlati a catena quando si definisce una relazione, ogni volta che si eliminano dei record nella tabella primaria, verranno automaticamente eliminati i record correlati nella tabella correlata. Se, ad esempio, si elimina un record relativo ad un cliente dalla tabella Clienti, tutti gli ordini di quel cliente verranno automaticamente eliminati dalla tabella Ordini, inclusi i record nella tabella Dettagli ordini correlati ai record della tabella Ordini. Quando, tuttavia, si eliminano dei record da una maschera o da un foglio dati tramite la selezione della casella di controllo Elimina record correlati a catena impostata, verrà visualizzato un messaggio che indica che anche i record correlati possono essere eliminati. Quando, tuttavia, si eliminano dei record utilizzando una query di eliminazione, questi verranno automaticamente eliminati nelle tabelle correlate senza visualizzare un messaggio di avviso.
Ordinamento e query Una query è un oggetto di database che consente la visualizzazione di campi o record specifici, oppure il loro ordinamento. Creazione di una query Si faccia clic sul pulsante Query nella finestra di database Si faccia clic sul pulsante Nuovo nella parte superiore della finestra database Nella finestra di dialogo << Aggiungi tabella>> si faccia clic sul pulsante Aggiungi per selezionare la tabella telefono. Si faccia clic sul pulsante Chiudi per uscire dalla finestra di dialogo << Aggiungi tabella >>; viene così visualizzata la finestra di dialogo Query di selezione 
Selezione dei campi da visualizzare Si faccia clic sul pulsante del menu a tendina posto a fianco di Campo e quindi sulla voce Cognome nell'elenco che viene visualizzato; in tal modo il nome del campo selezionato viene riportato nella prima casella della griglia 
Si prema <TAB> per spostarsi alla colonna successiva. Nella seconda colonna si faccia ancora clic sul pulsante del menu a tendina e questa volta si selezioni il campo Città. Si prema ancora <TAB> per spostarsi alla colonna successiva Si faccia ancora clic sul pulsante del menu a tendina e si selezioni il campo Telefono, spostandosi con la barra di scorrimento.
Selezione del tipo di ordinamento Per ordinare i record secondo il cognome, si faccia clic sulla casella di destra di Ordinamento, sotto Cognome. Si faccia clic sul pulsante del menu a tendina che viene visualizzato e si selezioni Crescente.
Selezioni dei record da visualizzare Se si desidera visualizzare soltanto i record corrispondenti a una certa città, si faccia clic sulla cella all'intersezione della riga Criteri e della colonna Comune Si digiti il nome della città che si desidera ricercare, ad esempio Novara. Il risultato è il seguente: 
Esecuzione della query Per eseguire la query si selezioni <<Foglio dati>> dal menu Visualizza., oppure si faccia clic sullo strumento <<Foglio datiIn tal modo viene visualizzato il gruppo di record desiderati, denominato dynaset, dai termini inglesi dynamic subset ( sottoinsieme dinamico)
Stampa dei risultati della query Per effettuare una stampa del dynaset corrente si selezioni Stampa... dal menu File e quindi il pulsante OK nella finestra di dialogo corrispondente.
Creazione di una scheda Nella finestra di database si faccia clic sul pulsante Scheda Si faccia clic sul pulsante Nuovo per visualizzare la finestra di dialogo illustrata nella fig. 25 Si faccia clic sul pulsante del menu a tendina accanto alla casella di testo <<Tabella/query>> e si selezioni quindi telefono Si faccia clic sul pulsante << Autocomposizione scheda>>, con il quale viene visualizzata la prima schermata di autocomposizione. Si selezioni la voce <<Colonna singola>> facendovi clic sopra e premendo quindi il pulsante OK A questo punto occorre specificare i campi da includere nella scheda. Per questo esempio, è possibile fare clic sul pulsante >> con il quale vengono selezionati tutti i campi. 
Si faccia clic sul pulsante Successivo; viene così visualizzata la seconda schermata dell'autocomposizione, che consente di specificare il tipo di aspetto che si desidera dare alla scheda. Per questo esempio si selezioni Incassato, quindi si faccia clic sul pulsante Successivo. Nella finestra di dialogo seguente si faccia clic sul pulsante Apri per accettare il titolo della scheda suggerito. A questo punto Access crea la scheda e la visualizza sullo schermo, come illustrato in figura: 
Stampa di una scheda Si faccia clic sull'ampio pulsante << Selettore record>> posto sulla sinistra dei nomi dei campi, oppure si selezioni << Seleziona record>> dal menu Modifica Si selezioni Stampa... dal menu File e nella corrispondente finestra di dialogo si attivi l'opzione Selezione, confermando quindi con OK Salvataggio di una scheda Si selezioni Chiudi dal menu File Quando viene richiesto se si desidera salvare le modifiche apportate alla scheda si selezioni Sì. Nella finestra di dialogo <<Salva con nome>> si digiti un nome per la scheda, quindi si selezioni OK.
Creazione di un report Nella finestra di database riferita al database Rubrica si faccia clic sul pulsante oggetto Report Si faccia clic sul pulsante Nuovo Nella finestra di dialogo Nuovo report si faccia clic sul pulsante del menu a tendina visualizzato alla destra della casella di testo e si selezioni il nome della query o della tabella desiderata, ad esempio la tabella Telefono. Si faccia clic sul pulsante << Autocomposizione report>>. Nella prima finestra di dialogo di Autocomposizione si selezioni << Colonna singola>> e si faccia clic su OK Successivamente si faccia clic sul pulsante >> per aggiungere tutti i campi disponibili, selezionando quindi Successivo. La finestra di dialogo successiva richiede quale campo si desidera utilizzare per l'ordinamento; si faccia due volte clic ( non doppio clic ) sul pulsante >> per selezionare i campi Cognome e Città. Si selezioni il pulsante Successivo. La finestra di dialogo successiva consente di specificare il tipo di aspetto da dare al report; si selezioni ad esempio Rapporto e quindi il pulsante Successivo. nella finestra di dialogo successiva, si faccia clic sul pulsante Anteprima per visualizzare un'anteprima di stampa del report.
Salvataggio del formato del report Si selezioni Chiudi dal menu File Quando si richiede se si desidera salvare il formato del report si selezioni Sì Si digiti un nome e si selezioni OK
Stampa di un report Si faccia sul pulsante oggetto Report nella finestra di database. Si faccia doppio clic sul nome del report da stampare. Si faccia clic sul pulsante Stampa.... e si selezioni OK nella finestra di dialogo Stampa visualizzata. Per chiudere la finestra di anteprima di stampa del report si selezioni Chiudi dal menu File, oppure si faccia doppio clic sulla casella del menu Controllo.
Pannello Comandi Quando si utilizza l'Autocomposizione Database per creare un database, viene creato automaticamente un pannello comandi che consente di spostarsi nel database. Questo pannello comandi dispone di pulsanti che è possibile scegliere per aprire maschere e report o altri pannelli comandi che aprono altre maschere e report, per uscire da Microsoft Access o per personalizzare il pannello comandi. È possibile creare un pannello comandi simile a quello creato dall'Autocomposizione Database utilizzando il Gestore pannelli comandi.
Creare un pannello principale utilizzando il Gestore pannelli comandi Quando si utilizza l'Autocomposizione Database per creare un database, viene creato un pannello comandi che semplifica lo spostamento tra le maschere ed i report del database stesso. Se si desidera generare lo stesso tipo di pannello comandi per un database creato dall'utente, è possibile utilizzare il Gestore pannelli comandi. Scegliere Aggiunte dal menu Strumenti, quindi scegliere Gestore pannelli comandi. Quando viene richiesto se si desidera creare un pannello comandi, scegliere Sì. Nella finestra di dialogo Gestore pannelli comandi, scegliere Modifica. Digitare un nome per il pannello comandi nella casella Nome pannello comandi della finestra di dialogo Modifica pagina pannello comandi, quindi scegliere Nuovo. Digitare il testo per il primo pulsante del pannello comandi nella casella Testo della finestra di dialogo Modifica voce in pannello comandi, quindi scegliere un comando nella casella Comando. Digitare, ad esempio, Visualizza prodotti nella casella Testo, quindi scegliere Apri maschera in modalità Modifica nella casella Comando.
A seconda del comando selezionato, viene visualizzata un'altra casella sotto la casella Comando. Scegliere una voce in questa casella, se necessario. Se, ad esempio, nel passo 5 è stata scelta l'opzione Apri maschera in modalità Modifica nella casella Comando, nella casella Maschera fare clic sul nome della maschera che si desidera aprire, ad esempio Visualizza prodotti, quindi scegliere OK. Ripetere i passi da 4 a 6 fino ad aggiungere tutte le voci al pannello comandi. Se si desidera modificare o eliminare una voce, selezionarla nella casella Voci in questo pannello comandi, quindi scegliere Modifica o Elimina. Se si desidera ridisporre le voci, sceglierne una nella casella, quindi fare clic su Sposta su o Sposta giù. Scegliere Chiudi.
Note È possibile utilizzare il Gestore pannelli comandi per creare un pannello comandi che contiene altri pannelli. Utilizzare la procedura descritta in precedenza per creare uno o più pannelli comandi. Per fare in modo che un determinato pannello si apra automaticamente all'apertura del database, sceglierne il nome nella finestra di dialogo Gestore pannelli comandi, quindi scegliere Crea impostazione predefinita. Per passare da un pannello comandi ad un altro, nel passo 5 della procedura descritta in precedenza scegliere il comando Vai a pannello comandi nella casella Comando, quindi specificare il pannello comandi al quale si desidera passare. Quando si crea un pannello comandi con il Gestore pannello comandi, viene creata una tabella Voci pannello comandi che descrive le caratteristiche ed il funzionamento dei pulsanti della maschera. Se in seguito vengono apportate modifiche alla maschera Pannello comandi nella visualizzazione Struttura della maschera, è possibile che l'applicazione non funzioni più. Se si prevede di personalizzare molti aspetti della maschera Pannello comandi, è consigliabile creare la maschera partendo da zero e definirla in seguito come maschera di avvio. Per informazioni su come strutturare una maschera di avvio, consultare il capitolo 1 "Creazione di un'applicazione" nel manuale Generazione di applicazioni con Microsoft Access 97.
Creare un nuovo pannello comandi che è possibile aprire dal pannello comandi di apertura Aprire il database. Effettuare una delle seguenti operazioni per aprire la finestra di dialogo Gestore pannelli comandi: Se il pannello comandi è stato creato utilizzando l'Autocomposizione Database, scegliere Cambia voci in pannello comandi nel pannello comandi di apertura. Se il pannello comandi è stato creato utilizzando il Gestore pannelli comandi, scegliere Aggiunte dal menu Strumenti, quindi scegliere Gestore pannelli comandi. Scegliere Nuovo. Digitare il nome del nuovo pannello comandi, quindi scegliere OK.
Il pannello comandi viene aggiunto nella casella Pagine pannello comandi. Fare clic sul nuovo pannello comandi, quindi scegliere Modifica. Scegliere Nuovo. Digitare il testo per la prima voce del pannello comandi nella casella Testo, quindi scegliere un comando nella casella Comando. Digitare, ad esempio, Visualizza artisti, quindi scegliere Apri maschera in modalità Modifica nella casella Comando. A seconda del comando selezionato, viene visualizzata un'altra casella sotto la casella Comando. Scegliere una voce in questa casella, se necessario. Se, ad esempio, nel passo 7 è stata scelta l'opzione Apri maschera in modalità Modifica, nella casella Maschera fare clic sul nome della maschera che si desidera aprire, ad esempio Registrazione artisti, quindi scegliere OK. Ripetere i passi da 6 a 8 fino ad aggiungere tutte le voci al pannello comandi. Se si desidera modificare o eliminare una voce, sceglierla nella casella Voci in questo pannello comandi, quindi scegliere Modifica o Elimina. Se si desidera ridisporre le voci, sceglierne una nella casella, quindi fare clic su Sposta su o Sposta giù. Dopo aver terminato la creazione del pannello comandi, scegliere Chiudi. Apportare una modifica ad un pannello comandi esistente
Modificare il pannello comandi da visualizzare automaticamente all'apertura del database Aprire il database. Effettuare una delle seguenti operazioni per aprire la finestra di dialogo Gestore pannelli comandi: Se il pannello comandi è stato creato utilizzando l'Autocomposizione Database, scegliere Cambia voci in pannello comandi dal pannello comandi di apertura. Se il pannello comandi è stato creato utilizzando il Gestore pannelli comandi, scegliere Aggiunte dal menu Strumenti, quindi scegliere Gestore pannelli comandi. Se il pannello comandi che si desidera utilizzare come pannello comandi di apertura viene visualizzato nella casella Pagine pannello comandi, fare clic su di esso, altrimenti crearne uno. Scegliere Crea impostazione predefinita.
Alla successiva apertura del database verrà visualizzato automaticamente il pannello comandi specificato.
Eliminare un pannello comandi Aprire il database. Effettuare una delle seguenti operazioni per aprire la finestra di dialogo Gestore pannelli comandi: Se il pannello comandi è stato creato utilizzando l'Autocomposizione Database, scegliere Cambia voci in pannello comandi dal pannello comandi di apertura. Se il pannello comandi è stato creato utilizzando il Gestore pannelli comandi, scegliere Aggiunte dal menu Strumenti, quindi scegliere Gestore pannelli comandi. Selezionare il pannello che si desidera eliminare nella casella Pagine pannello comandi, quindi scegliere Elimina.
Query SQL: definizione e utilizzo Una query SQL viene creata utilizzando un'istruzione SQL. Alcuni esempi di query SQL specifiche sono la query di unione, la query di tipo pass-through, la query di definizione dati e la sottoquery.
Query di unione Questo tipo di query combina nei risultati della query i campi o le colonne di una o più tabelle in un campo o una colonna. Se, ad esempio, ci sono sei fornitori che inviano ogni mese nuovi elenchi di inventario, è possibile combinare questi elenchi in un solo set utilizzando una query di unione e basare poi una query di creazione tabella su di questa per ottenere una nuova tabella
Query SQL di tipo pass-through Questo tipo di query invia comandi direttamente a database ODBC, come Microsoft SQL Server, utilizzando i comandi che vengono accettati dal server. Per recuperare record o modificare dati, è possibile, ad esempio, utilizzare una query SQL di tipo pass-through.
Query di definizione dati Questo tipo di query crea o modifica gli oggetti di database, come le tabelle di Microsoft Access o Microsoft SQL Server.
Sottoquery Questo tipo di query è costituito da un'istruzione SQL SELECT all'interno di un'altra query di selezione o di comando. È possibile immettere queste istruzioni nella riga Campo della griglia di struttura della query per definire un nuovo campo o nella riga Criteri per definire i criteri di un campo. È possibile utilizzare le sottoquery per: · Verificare l'esistenza di alcuni risultati della sottoquery utilizzando le parole riservate EXISTS o NOT EXISTS. · Trovare qualsiasi valore nella query principale che sia uguale, maggiore o minore dei valori restituiti dalla sottoquery, utilizzando le parole riservate ANY, IN o ALL. · Creare sottoquery all'interno di sottoquery, ossia sottoquery nidificate.
Utilizzare il linguaggio SQL nelle query, nelle maschere, nei report, nelle macro e nei moduli È possibile utilizzare il linguaggio SQL (Structured Query Language) per eseguire query, aggiornare e gestire database relazionali quale Microsoft Access. Quando si crea una query nella visualizzazione Struttura della query, vengono costruite parallelamente le istruzioni SQL equivalenti. È possibile visualizzare o modificare l'istruzione SQL in visualizzazione SQL. Dopo aver apportato le modifiche ad una query in visualizzazione SQL, è possibile che tale query non venga visualizzata come in precedenza nella visualizzazione Struttura della query. Non è possibile creare alcuni tipi di query nella griglia di struttura. Per le query di tipo pass-through, le query di definizione dati e le query di unione è necessario creare le istruzioni SQL direttamente in visualizzazione SQL. È possibile inoltre utilizzare le istruzioni SQL in molti punti in cui si può immettere il nome di una tabella, di una query o di un campo. In alcuni casi, tale operazione viene effettuata automaticamente. Quando, ad esempio, si utilizza un'autocomposizione per creare una maschera o un report che utilizza i dati contenuti in più tabelle, è possibile fare in modo che un'istruzione SQL venga automaticamente creata ed utilizzata come impostazione per la proprietà OrigineRecord della maschera o del report . Quando si crea una casella di riepilogo o una casella combinata mediante un'autocomposizione, l'istruzione SQL viene creata ed utilizzata come impostazione per la proprietà OrigineRiga della casella di riepilogo o della casella combinata. È possibile inoltre utilizzare le istruzioni SQL nelle sottoquery nella griglia di struttura della query, nell'argomento Istruzione SQL dell'azione di macro EseguiSQL e nel codice.
Report: Definizione e funzionamento Un report costituisce un efficace mezzo per presentare i dati in un formato stampato. Scegliendo le dimensioni e l'aspetto di qualsiasi elemento contenuto in un report, è possibile visualizzare le informazioni nel formato desiderato. 
La maggior parte delle informazioni contenute in un report derivano da una tabella, query o istruzione SQL sottostante, che costituisce l'origine dei dati del report. Le altre informazioni del report vengono memorizzate nella struttura del report. 
Creare un report È possibile creare un report senza utilizzare un'autocomposizione oppure utilizzando l'Autocomposizione Report. Un'Autocomposizione Report rende più veloce il processo di creazione di un report perché esegue tutte le operazioni fondamentali. Quando si utilizza un'Autocomposizione Report, vengono richieste all'utente delle informazioni e viene creato un report in base alle risposte fornite. Anche se sono stati creati molti report, è possibile che si desideri utilizzare un'Autocomposizione Report per impostare rapidamente il report. È possibile quindi passare in visualizzazione Struttura per personalizzarlo.
Creare un report basato su più tabelle L'utilizzo dell'Autocomposizione Report è il modo più semplice e veloce di creare un report che raggruppa i dati provenienti da più tabelle. L'Autocomposizione Report rende più veloce il processo di creazione di un report perché esegue tutte le operazioni fondamentali. Nella prima schermata di un'Autocomposizione Report è possibile selezionare i campi che si desidera includere nel report. Questi campi possono provenire da una sola tabella o da più tabelle. Quando si utilizza l'Autocomposizione Report per creare un report basato su più tabelle, viene creata una query sottostante il report. Tale query include le informazioni relative a quali tabelle e a quali campi utilizzare. Se si desidera creare un report senza utilizzare un'autocomposizione, è possibile creare una query sulla quale basare il report.
Macro: definizione e funzionamento Definizione di macro Una macro è un set di una o più azioni, ciascuna delle quali esegue una determinata operazione, ad esempio l'apertura di una maschera o la stampa di un report. Le macro consentono di automatizzare le attività comuni. È possibile, ad esempio, eseguire una macro che stampa un report quando un utente fa clic su un pulsante di comando. 
Per macro si intende sia una singola macro costituita da una sequenza di azioni sia un gruppo di macro. È anche possibile utilizzare un'espressione condizionale per determinare se in alcuni casi un'azione viene eseguita o meno quando si esegue una macro.
Sequenza di azioni La macro riportata di seguito è costituita da una serie di azioni che vengono eseguite ogni volta che si esegue una macro in Microsoft Access. Per eseguire questa macro si fa riferimento al nome di macro Visualizza prodotti. 
Gruppo di macro Se si dispone di diverse macro, è possibile raggruppare quelle correlate per gestire più facilmente il database. Per visualizzare i nomi delle macro di un gruppo, scegliere Nomi macro dal menu Visualizza della finestra della macro. Il gruppo di macro riportato di seguito, ad esempio, si chiama Pulsanti ed è costituito da tre macro correlate: Impiegati, Prodotti e Rappresentanti. Ciascuna macro esegue l'azione ApriMaschera e la macro Prodotti esegue anche l'azione SpostaRidimensiona. 
Il nome visualizzato nella colonna Nome macro identifica ciascuna macro. Quando si esegue una macro di un gruppo, viene eseguita l'azione riportata nella relativa colonna e tutte quelle immediatamente successive la cui colonna Nome macro è vuota. Per eseguire una macro di un gruppo, utilizzare il nome del gruppo seguito da un punto e quindi dal nome della macro. Nell'esempio precedente, per fare riferimento alla macro Impiegati del gruppo Pulsanti, si digiterebbe Pulsanti.Impiegati.
Azioni condizionali Per visualizzare la colonna Condizione, scegliere Condizioni dal menu Visualizza della finestra della macro. La seguente macro esegue le azioni FinestraMessaggio e ArrestaMacro solo quando l'espressione riportata nella colonna Condizione è vera (quando il campo IDFornitore contiene un valore Null). 
Utilizzare una macro o Visual Basic In Microsoft Access è possibile eseguire molte attività utilizzando le macro o l'interfaccia utente. In molti altri programmi di database, per le stesse attività è necessaria la programmazione. L'utilizzo di una macro o di Visual Basic, Applications Edition dipende in genere dall'operazione che si desidera effettuare.
Quando utilizzare una macro Le macro consentono di effettuare con facilità operazioni semplici come aprire e chiudere le maschere, visualizzare e nascondere le barre degli strumenti ed eseguire i report. È possibile unire in modo rapido e semplice gli oggetti di database creati, in quanto è sufficiente ricordare pochi elementi di sintassi; gli argomenti per ogni azione vengono visualizzati nella parte inferiore della finestra della macro. È inoltre necessario utilizzare le macro per: Eseguire assegnazioni di tasti globali. Eseguire un'azione o una serie di azioni quando un database viene aperto per la prima volta. È possibile, tuttavia, utilizzare la finestra di dialogo Avvio affinché vengano eseguite determinate operazioni quando si apre un database, come aprire una maschera.
Quando utilizzare Visual Basic Visual Basic viene utilizzato al posto delle macro se si desidera: | Facilitare la gestione di un database. Dal momento che le macro sono oggetti separati dalle maschere e dai report in cui vengono utilizzate, la gestione di un database contenente più macro che rispondono ad eventi delle maschere e dei report può risultare difficile. Le routine evento di Visual Basic vengono, invece, generate all'interno della definizione della maschera o del report. Se una maschera o un report viene spostato da un database ad un altro, vengono spostate anche le routine evento generate al loro interno. | | Creare funzioni personalizzate. In Microsoft Access sono incluse molte funzioni incorporate, ad esempio la funzione IPmt che consente di calcolare il pagamento degli interessi. È possibile utilizzare queste funzioni per eseguire calcoli, senza dover creare espressioni complesse. Utilizzando Visual Basic è inoltre possibile creare funzioni personalizzate per eseguire calcoli che non sono possibili in un'espressione oppure per sostituire espressioni complesse. È inoltre possibile utilizzare le funzioni create nelle espressioni per applicare a più oggetti un'operazione comune. | | Sostituire i messaggi di errore. Quando si verifica un'operazione non prevista durante l'utilizzo di un database e viene visualizzato un messaggio di errore, quest'ultimo può essere poco comprensibile all'utente, in particolare se non conosce bene Microsoft Access. Utilizzando Visual Basic è possibile rilevare l'errore quando si verifica e visualizzare un messaggio personalizzato oppure eseguire un'azione. | | Creare o manipolare oggetti. Nella maggior parte dei casi risulta più facile creare e modificare un oggetto in visualizzazione Struttura dello stesso. In alcune situazioni è tuttavia possibile che si desideri manipolare la definizione di un oggetto nel codice. Utilizzando Visual Basic è possibile manipolare tutti gli oggetti contenuti in un database, così come il database stesso. | | Eseguire azioni a livello di sistema. È possibile eseguire l'azione EseguiApplicazione in una macro per eseguire un'altra applicazione per Windows o per MS-DOS dall'applicazione in cui ci si trova, ma una macro non consente di eseguire molte altre operazioni al di fuori di Microsoft Access. Utilizzando Visual Basic è invece possibile controllare se nel sistema esiste un file, utilizzare Automazione o il DDE per comunicare con altre applicazioni per Windows come Microsoft Excel e chiamare funzioni nelle DLL di Windows. | | Manipolare i record uno alla volta. È possibile utilizzare Visual Basic per esaminare un record alla volta in un set di record ed eseguire un'operazione su ogni record, mentre le macro utilizzano interi set di record contemporaneamente. | | Passare argomenti alle routine di Visual Basic. Quando viene creata una macro, è possibile impostare gli argomenti per le relative azioni nella parte inferiore della finestra della macro, ma non è possibile modificarli durante l'esecuzione della macro. Con Visual Basic è invece possibile passare argomenti al codice durante l'esecuzione oppure utilizzare le variabili per gli argomenti, operazione che non è possibile effettuare nelle macro. Tutto questo fornisce una grande flessibilità al funzionamento delle routine di Visual Basic. |
Proteggere un database Esistono due metodi tradizionali per la protezione dell'accesso ad un database: l'impostazione di una password per l'apertura del database oppure la sicurezza a livello utente, che consentono di limitare le parti del database a cui un utente può accedere o che può modificare. Oltre a questi due metodi, è possibile rimuovere dal database il codice modificabile di Visual Basic ed impedire le modifiche alla struttura delle maschere, report e moduli salvandolo come file MDE.
Impostazione di una password Il metodo più semplice consiste nell'impostazione di una password per l'apertura del database. Dopo aver impostato tale password, ad ogni apertura del database verrà visualizzata una finestra di dialogo con la richiesta della password. L'apertura del database sarà consentita solo agli utenti che digiteranno la password corretta. Questo metodo è sicuro, in quanto la password viene cifrata in modo che non possa essere letta direttamente nel file, ma si applica soltanto all'apertura del database. Dopo aver aperto il database, tutti gli oggetti in esso contenuti saranno disponibili per l'utente, a meno che non sia stata già definita la protezione a livello utente, come descritto di seguito in questa sezione. Per un database condiviso da un piccolo gruppo di utenti o su un solo computer, spesso viene richiesta solo l'impostazione di una password. Attenzione Non utilizzare una password se si desidera replicare un database. I database replicati non possono essere sincronizzati se sono state impostate le password. Sicurezza a livello utente Il metodo più flessibile e diffuso per la protezione dell'accesso ad un database è la sicurezza a livello utente. Questa forma di sicurezza è simile ai metodi utilizzati nella maggior parte dei sistemi di rete. Agli utenti viene richiesto di digitare un nome e una password all'avvio di Microsoft Access. All'interno del file di informazioni sul gruppo di lavoro, essi vengono identificati come membri di un gruppo. Vengono forniti due gruppi predefiniti: amministratori (denominato gruppo Amministratori) e utenti (denominato gruppo Utenti), ma è possibile definire gruppi aggiuntivi. Le autorizzazioni vengono assegnate a gruppi ed utenti per regolare il modo in cui è consentito utilizzare ciascun oggetto contenuto in un database. È possibile, ad esempio, che ai membri del gruppo Utenti sia consentito di visualizzare, immettere o modificare dei dati in una tabella Clienti, ma non di modificarne la struttura. È possibile che al gruppo Utenti sia consentito soltanto di visualizzare i dati in una tabella che contiene dati relativi ad ordini, ma sia totalmente negato l'accesso alla tabella Pagamenti. I membri del gruppo Amministratori dispongono di autorizzazioni complete per tutti gli oggetti di database. È possibile impostare un controllo più accurato creando degli account di gruppo personalizzati, assegnando a questi gruppi delle autorizzazioni appropriate, quindi aggiungendovi degli utenti. La sicurezza a livello utente viene utilizzata in particolar modo per: | Proteggere la proprietà intellettuale del codice. | | Impedire agli utenti l'interruzione involontaria di un'applicazione, modificando il codice o gli oggetti da cui dipende l'applicazione. | | Proteggere i dati sensibili nel database. |
Gruppo di lavoro di Microsoft Access: definizione Un gruppo di lavoro di Microsoft Access è costituito da un gruppo di utenti che condividono dei dati in un ambiente multiutente. Se viene definita la protezione a livello utente, i membri di un gruppo di lavoro vengono registrati negli account utente e gruppo memorizzati in un file di informazioni sul gruppo di lavoro di Microsoft Access. Anche le password degli utenti vengono memorizzate in tale file. A questi account di sicurezza possono essere assegnate delle autorizzazioni per i database ed i relativi oggetti. Le stesse autorizzazioni vengono memorizzate nel database con protezione all'accesso. In Microsoft Access 97, le preferenze dell'utente vengono memorizzate nella chiave \Hkey Utente corrente\Software\Microsoft\Office\8.0\Access\Settings. Nelle versioni precedenti di Microsoft Access, le preferenze dell'utente definite nella finestra di dialogo Opzioni vengono memorizzate nel file di informazioni sul gruppo di lavoro. Il gruppo di lavoro predefinito viene impostato nel relativo file di informazioni creato automaticamente dal programma di installazione nella cartella in cui si trova Microsoft Access. A meno che non sia stato specificato un altro file di informazioni sul gruppo di lavoro utilizzando l'utilità Amministratore gruppi di lavoro, viene utilizzato il file di informazioni predefinito ad ogni avvio del programma. È inoltre possibile utilizzare l'Amministratore gruppi di lavoro per creare un nuovo file di informazioni sul gruppo di lavoro. Prima di creare degli account di sicurezza, è necessario scegliere un file di informazioni sul gruppo di lavoro di Microsoft Access in cui memorizzare tali account. È possibile utilizzare il file di informazioni predefinito, specificarne un altro o crearne uno nuovo. Se si desidera fare in modo che il gruppo di lavoro e le relative autorizzazioni non possano essere duplicati, non utilizzare il file di informazioni predefinito; è necessario assicurarsi che il file di informazioni sul gruppo di lavoro scelto sia stato creato con un ID gruppo di lavoro (WID) univoco. Se tale file non esiste, è necessario crearne uno utilizzando l'Amministratore gruppi di lavoro.
Creare o modificare le password Le password vengono utilizzate in due contesti: | Per controllare l'apertura di un database. | | Per verificare gli utenti che si collegano ad un gruppo di lavoro, quando la protezione a livello utente è stata definita per quel gruppo di lavoro e per uno o più database. |
Il primo tipo di password viene chiamato password di database. Se viene impostato tale tipo di password, tutti gli utenti devono immetterla prima di aprire il database. L'aggiunta di una password di database è un sistema semplice per impedirne l'apertura ad utenti non desiderati; quando un database viene aperto, tuttavia, non vengono fornite altre misure di protezione, a meno che non sia stata definita anche la protezione a livello utente. Se si dispone di una protezione a livello utente definita per il database, è possibile impedire agli utenti di impostare una password di database. Il secondo tipo di password viene chiamato password di account di protezione e viene utilizzato solo quando è stata definita una protezione a livello utente per un gruppo di lavoro. Una password di account di protezione viene creata per assicurarsi che nessun altro utente possa collegarsi utilizzando quel nome utente. In base all'impostazione predefinita, viene assegnata una password vuota all'account Amministratore predefinito ed a qualsiasi nuovo account utente creato nel gruppo di lavoro. Come parte della protezione dell'accesso ad un database, è importante aggiungere una password a: | L'account Amministratore per attivare la finestra di dialogo di accesso. | | L'account utente a cui appartengono il database ed i relativi oggetti. | | Qualsiasi account utente aggiunto al gruppo Amministratori. |
È possibile inoltre che si desideri aggiungere delle password agli account creati per gli utenti oppure fornire istruzioni agli utenti per aggiungere le password. Ciascun utente può creare o modificare la password di account utente; solo un account amministratore, tuttavia, può cancellare una password nel caso in cui un utente l'abbia dimenticata. |
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